Algemene voorwaarden Statenplein VvE Beheer BV
Versie 1-1-2024
1. Definities
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
(I) “Overeenkomst”:
De overeenkomst tussen Statenplein VvE Beheer BV en de Vereniging van Eigenaren (of andere rechtsvorm) waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn verklaard;
(ii) “Statenplein VvE Beheer BV”:
De besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid Statenplein VvE Beheer B.V., gevestigd en kantoorhoudende te (2582 HS) ‘‘s-Gravenhage, aan de Frankenslag 32 te Den Haag , ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel voor Den Haag, onder dossiernummer: 27328277, en
(iii) VvE (Vereniging van Eigenaars), hieronder vallen tevens alle van toepassing zijnde rechtsvormen.
De wederpartijen van Statenplein VvE Beheer BV bij Overeenkomst.
2. Toepasselijkheid
2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle door Statenplein VvE Beheer BV gedane aanbiedingen, offertes en alle overeenkomsten waarbij Statenplein VvE Beheer BV partij is.
2.2 De algemene voorwaarden gelden ook voor vervolg- en/of aanvullende overeenkomsten, waarbij de VvE en Statenplein VvE Beheer BV, dan wel hun rechtsopvolger(s), partij zijn.
2.3 Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn slechts geldig indien deze nadrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen met woorden als “in afwijking van de toepasselijke algemene voorwaarden
van Statenplein VvE Beheer BV komen partijen overeen”.
3. Dienstverlening Statenplein VvE Beheer BV
3.1 Behoudens voor zover zulks uitdrukkelijk anders is overeengekomen, treedt Statenplein VvE Beheer BV slechts op als extern beheerder voor de VvE en niet als bestuurder van de VvE in de zin van artikel 5:131 BW.
3.2 Statenplein VvE Beheer BV treedt eerst op als bestuurder, indien zij door de VvE is benoemd en zij deze benoeming schriftelijk heeft aanvaardt. Indien Statenplein VvE Beheer BV als beheerder optreedt draagt zij geen verantwoordelijkheid voor het gevoerde beleid. Statenplein VvE Beheer BV treedt dan slechts als uitvoerder van het door de vergadering van eigenaren vastgestelde beleid ten aanzien van de VvE op.
3.3 Statenplein VvE Beheer BV heeft ten aanzien van alle aan haar verstrekte opdrachten een inspanningsverplichting en geen resultaatverplichting.
3.4 Alle (levering)termijnen die Statenplein VvE Beheer BV met de VvE overeenkomt gelden slechts naar beste weten en nimmer als fatale termijnen. Overschrijding van een dergelijke termijn levert dan ook geen toerekenbare tekortkoming op.
3.5 De VvE is verplicht Statenplein VvE Beheer BV tijdig, volledig en op de juiste wijze de gegevens, inlichtingen en bescheiden te verschaffen die nodig zijn voor de uitvoering van de
werkzaamheden door Statenplein VvE Beheer BV. Indien de VvE de benodigde gegevens niet tijdig aan Statenplein VvE Beheer BV verstrekt wordt onverminderd haar recht om de uit de vertraging
voortvloeiende extra kosten volgens de gebruikelijke tarieven aan de VvE in rekening te brengen.
4. Inschakeling derden
4.1 Het staat Statenplein VvE Beheer BV steeds vrij voor de uitvoering van aan haar verleende opdrachten derden in te schakelen.
4.2 Bij het inschakelen van derden zal Statenplein VvE Beheer BV steeds zorgvuldig te werk gaan waarbij Statenplein VvE Beheer BV verwijst naar de privacyverklaring. Deze is te raadplegen op de
website van Statenplein VvE Beheer BV: www.statenpleinvvebeheer.com
5. Bezwaren
5.1 Indien de VvE klachten heeft over de verrichtte werkzaamheden van Statenplein VvE Beheer BV, dient de VvE haar klachten binnen 30 dagen na ontdekking van de klachten schriftelijk aan Statenplein VvE Beheer BV mee te delen, bij gebreke waarvan zij dit recht verliest.
5.2 Indien de VvE (het bedrag van) een factuur betwist, dient de VvE haar bezwaren binnen 15 dagen na factuurdatum schriftelijk aan Statenplein VvE Beheer BV mee te delen, bij gebreke waarvan zij
haar recht de factuur te betwisten verliest.
6. Prijs en betaling
6.1 Alle overeengekomen prijzen zijn inclusief 21% BTW.
6.2 De prijs voor de werkzaamheden van Statenplein VvE Beheer BV omvat de werkzaamheden die in de bij de offerte behorende omschrijving van werkzaamheden en/of de tussen partijen gesloten overeenkomst met bijbehorende bijlagen staat omschreven. Extra werkzaamheden zal Statenplein VvE Beheer BV in nader overleg op basis van een vast uurtarief in rekening brengen, welke in de overeenkomst staat omschreven.
6.3 De beheervergoeding dient jaarlijks vooruit te worden voldaan, uiterlijk in de eerste maand van dat betreffende jaar.
6.4 Statenplein VvE Beheer BV stelt de door haar gehanteerde tarieven periodiek vast en zij is gerechtigd deze per jaar te herzien. Statenplein VvE Beheer BV heeft het recht overeengekomen bedragen te verhogen, indien factoren waarop de bedragen zijn gebaseerd wijzigen.
De door de VvE te betalen jaarlijkse beheervergoeding wordt ieder jaar op 1 januari geïndexeerd (berekend op basis van de te verwachten reële algemene kostenstijgingen) die u terug kunt vinden in de jaarlijkse begroting. Prijsaanpassingen anders dan als gevolg van indexering zullen tenminste drie maanden voor het ingaan van de prijsaanpassing aan de VvE worden medegedeeld.
6.5 Tenzij anders schriftelijk overeengekomen, zullen alle facturen van Statenplein VvE Beheer BV door de VvE verschuldigd, betaalbaar en inbaar zijn binnen 14 dagen na factuurdatum. De facturen dienen te worden voldaan op de door Statenplein VVE Beheer BV aangegeven wijze.
6.6 Na het verstrijken van de onder artikel 6.5 bedoelde termijn is de VvE automatisch en zonder dat een ingebrekestelling vereist zal zijn in verzuim.
6.7 Statenplein VvE Beheer BV heeft het recht haar werkzaamheden voor de VvE op te schorten, zodra de VvE in haar betalingsverplichting(en) in verzuim is. Indien de VvE in verzuim is onder haar (betaling)verplichting(en), is Statenplein VvE Beheer BV gerechtigd alle werkzaamheden die zijn verricht en die nog niet in rekening zijn gebracht direct te factureren en een betalingstermijn van 1 werkdag te hanteren en alsdan zekerheid of een voorschot te vragen voor eventuele verdere werkzaamheden die worden verricht.
6.8 Vanaf de vervaldag van de factuur tot aan het tijdstip van algehele voldoening is de VvE aan Statenplein VvE Beheer BV over het openstaande bedrag terstond en dus zonder door Statenplein VvE Beheer BV daartoe nader in gebreke te zijn gesteld, wettelijke rente verschuldigd. Indien de VvE nalatig blijft de vordering te voldoen, kan Statenplein VvE Beheer BV de vordering uit handen geven, in welk geval de VvE tevens gehouden is tot volledige vergoeding van buitengerechtelijke- en gerechtelijke kosten, waaronder alle kosten berekend door externe deskundigen naast de in rechte vastgestelde kosten, verband houdende met de inning van deze vordering of van rechtsuitoefening anderszins. Statenplein VvE Beheer BV is gerechtigd de hoogte van de gerechtelijke- en buitengerechtelijke kosten forfaitair vast te stellen op 15% van het totale bedrag.
6.9 Een betaling van de VvE wordt eerst geboekt ten laste van eventueel verschuldigde rente, daarna ten laste van kosten die Statenplein VvE Beheer BV in verband met tekortschieten van de VvE
onder de Overeenkomst heeft moeten maken en pas daarna ten laste van verschuldigde betalingstermijnen, waarbij de eerst vervallen termijn voorgaat boven de laatst vervallen termijn.
7. Aansprakelijkheid en vrijwaring
7.1 Statenplein VvE Beheer BV is niet aansprakelijk voor enig verlies of schade uit hoofde van, door of in verband met de Overeenkomst ontstaan, behoudens opzet en grove schuld aan de zijde van Statenplein VvE Beheer BV.
7.2 Statenplein VvE Beheer BV is niet aansprakelijk voor schade en tekortkomingen indien de VvE onvoldoende of onjuiste informatie heeft verstrekt op grond waarvan de door Statenplein VvE Beheer BV te verrichten diensten of werkzaamheden zijn vastgesteld en uitgevoerd.
7.3 De VvE vrijwaart Statenplein VvE Beheer BV voor aanspraken van derden uit hoofde van het feit dat geen of onvoldoende volmacht van de VvE blijkt te bestaan.
7.4 Niettegenstaande het bepaalde in de artikelen 7.1, 7.2, 7.3 en/of 7.4 is Statenplein VvE Beheer BV in geen geval verder aansprakelijk dan het bedrag dat haar aansprakelijkheidsverzekeraar in het betreffende geval aan haar uitkeert.
7.5 In gevallen waarin de bedrijfsaansprakelijkheidsverzekeraar niet tot uitkering overgaat, is de aansprakelijkheid van Statenplein VvE Beheer BV beperkt tot het bedrag van het honorarium dat
Statenplein VvE Beheer BV in het voorafgaande half jaar heeft gefactureerd aan de VvE, te vermeerderen met de omzetbelasting daarover.
8. Overmacht
8.1 Indien Statenplein VvE Beheer BV door een niet toerekenbare tekortkoming (overmacht) niet aan haar verplichtingen jegens de VvE kan voldoen, worden die verplichtingen opgeschort voor de duur van de toestand van overmacht.
8.2 Onder overmacht van Statenplein VvE Beheer BV wordt verstaan elke van de wil van Statenplein VvE Beheer BV onafhankelijke omstandigheid, waardoor de nakoming van (het betreffende gedeelte van) haar verplichtingen jegens de VvE wordt verhinderd, vertraagd of oneconomisch wordt gemaakt waardoor de nakoming van deze verplichtingen in redelijkheid niet van Statenplein VvE Beheer BV kan worden verlangd.
8.3 Wanneer een overmacht situatie langer dan dertig dagen heeft geduurd, hebben partijen het recht om de overeenkomst door schriftelijke ontbinding te beëindigen. Hetgeen reeds ingevolge de
overeenkomst gepresteerd is, wordt alsdan naar verhouding afgerekend, zonder dat partijen elkaar iets verschuldigd zullen zijn.
9. Beëindiging en ontbinding
9.1 Statenplein VvE Beheer BV hanteert een opzegtermijn van 1 maand voor de Vereniging, per de eerste van elke maand. Een verzoek tot beëindiging van het beheerscontract dient schriftelijk te worden aangeleverd. De beëindiging van het beheerscontract kan alleen volstaan middels een rechtsgeldig vergaderbesluit. Alsdan dienen de tot dan toe verrichtte werkzaamheden te worden voldaan op de in artikel 6.7 beschreven wijze.
9.2 De VvE verleent Statenplein VvE Beheer BV een termijn van 6 weken na het einde van de overeenkomst, om de administratie in goede orde over te dragen aan de nieuwe beheerder.
9.3 Statenplein VvE Beheer BV restitueert vooruitbetaalde beheer vergoeding voor de periode na de opzegtermijn uiterlijk tot en met 31 december van het lopende jaar.
9.4 Statenplein VvE Beheer BV is gerechtigd de Overeenkomst zonder enige ingebrekestelling of rechterlijke tussenkomst te ontbinden indien:
(i) VvE een verplichting uit de Overeenkomst niet, niet tijdig of niet behoorlijk nakomt, waaronder begrepen doch niet beperkt tot het tijdig betalen van de facturen van Statenplein VvE Beheer BV;
(ii) VvE in staat van faillissement is verklaard of een aanvraag daartoe is ingediend;
(iii) aan VvE surséance van betaling is verleend of een verzoek daartoe is gedaan en deze toestand niet binnen 14 dagen ongedaan is gemaakt, of
(iv) door VvE een onderhands akkoord wordt gesloten met crediteuren dan wel executoriaal beslag wordt gelegd (dat niet binnen 14 dagen wordt opgeheven) op het vermogen van de VvE of op andere wijze de beschikkingsmacht over het vermogen door de VvE wordt verloren.
(v) VvE niet regelmatig bijwonen van de algemene en/of 2e ledenvergadering waardoor bespreking en besluitvorming niet mogelijk blijkt (onvoldoende stemrecht).
Bij het ontbreken van relevante informatie betreffende de status van onderhoud, al dan niet achterstallig, welke de beheerder heeft opgevraagd (anders dan een vergadering)
9.5 Binnen 5 werkdagen nadat de Overeenkomst tussen partijen is geëindigd, dient de VvE derden hiervan op de hoogte te stellen en alle verwijzingen naar het correspondentie adres van Statenplein VvE Beheer BV door te (laten) halen, bij gebreke waarvan Statenplein VvE Beheer BV deze wijzigingen zelf aan de betrokken partijen kenbaar maakt en de kosten hiervoor zal verhalen op de VvE. De VvE dient van deze wijzigingen een afschrift te sturen aan Statenplein VvE Beheer BV.
9.5.1 Indien de VvE in gebreke blijft met het in ontvangst nemen van de administratie van de vereniging al dan niet via een gekozen beheerkantoor / bestuurder wordt de administratie per digitale
media (waaronder WeTransfer) aangeboden bij de voorzitter en of indien van toepassing alle eigenaren en of de daartoe gevolmachtigde beheerders en of personen.
10. Geheimhouding en Privacy
10.1 Statenplein VvE Beheer BV verplicht zich hierbij tot strikte geheimhouding tijdens en na beëindiging van de Overeenkomst van informatie van de VvE waarvan Statenplein VvE Beheer BV weet of behoort te weten dat deze van vertrouwelijke aard is.
10.2 Deze geheimhoudingsplicht legt Statenplein VvE Beheer BV tevens op aan haar medewerkers en aan degenen die bij en/of voor Statenplein VvE Beheer BV werkzaam zijn geweest.
10.3 Statenplein VvE Beheer BV respecteert de privacy van alle gebruikers van haar websites, cliënten en zakelijke relaties en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die U ons
verschaft vertrouwelijk wordt behandeld conform de reglementen en richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens welke te raadplegen zijn op onze website: www.statenpleinvvebeheer.com
11. Toepasselijk recht en forumkeuze
11.1 Op de Overeenkomst tussen Statenplein VvE Beheer BV en de VvE is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
11.2 Geschillen tussen Statenplein VvE Beheer BV en de VvE zullen uitsluitend worden beslecht door de daartoe bevoegde rechter te Den Haag.